中原工学院院字〔2001〕22号

关于印发《中原工学院

人事档案管理规章制度》的通知

各系、部、处、室：

根据《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》、《干部档案整理工作细则》等有关档案法规，结合我院实际，特制定干部档案管理部门十项职责等9项人事档案管理规章制度，请遵照执行。

附件：1.干部档案管理部门十项职责

2.人事档案鉴别归档制度

3.人事档案查（借）阅制度

4.人事档案检查核对制度

5.人事档案转递制度

6.人事档案收集制度

7.送交人事档案材料归档工作制度

8.人事档案保密制度

9.干部档案管理人员职责

二○○一年十二月十八日

主题词： 人事档案 管理 制度通知

附件1

干部档案管理部门的十项职责

1.保管干部档案，为国家积累档案史料；

2.收集、鉴别和整理干部档案材料；

3.办理干部档案的查阅、借阅和转递；

4.登记处级干部职务变动情况；

5.为组织人事部门提供干部的情况；

6.确保干部档案的安全、保密；

7.调查研究干部档案工作情况，建立健全规章制度，搞好干部档案的业务建设；

8.积极采用现代化技术管理干部档案；

9.及时处理死亡干部档案；

10.办理其它有关事项。

附件2

人事档案鉴别归档制度

1.判定材料是否属于所管干部的材料及应归入干部档案的内容。发现有同名异人、张冠李戴的，或不属于人事档案内容和重复多余的材料，应清理出来。对其中有保存价值的文件资料，可交文书档案或转交组织部、人事处。无保存价值的，应登记报主管领导批准销毁。

2.审查材料是否齐全、完整。注意人事档案的成套性，对头尾不清、来源和时间不明的材料，要请组织、人事部门查清注明后再归档。

3.审查材料是否手续完备。凡规定需由组织盖章的，要有组织盖章，应有本人的签署意见或由组织注明经过本人见面。凡不符合归档要求，手续不完备的档案材料，须请有关职能部门补办完手续后再归档。

4.鉴别中发现涉及干部政治历史问题或其它重要问题，需要查清的材料及未办理完毕的材料，不能归入人事档案，应交有关组织处理。

5.鉴别时，发现档案中缺少有关材料，要及时进行登记并报请组织部、人事处收集补充。

附件3

干部人事档案查（借）阅制度

一、查（借）阅干部档案的范围

凡因干部任免、 政治审查、组织处理、出国、入团入党、工资、福利待遇、治丧以及与他人案件有密切关系等需要，均可按规定查阅个人档案。但个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。

二、查（借）阅人事档案手续

  1.查阅干部档案的部门，应派两名（或两名以上）中共党员到人事档案室，填写查阅干部档案审批表，由单位人事处或学院办公室负责人签字同意后（也可加盖部门公章）方可查阅。

  2.外调人员查阅档案，必须是组织上委派中共正式党员，持单位介绍信并携带本人身份证（或工作证），经学院办公室或人事处负责人审核同意方可查阅。

3.档案材料原则上不外借，若有特殊情况必须借用时，应在审批表上说明理由，经学院办公室和人事处负责人签字同意后方可借出，但必须保证干部档案绝对安全，时间最长不超过两周。

三、查（借）阅干部档案注意事项

1.查（借）阅干部档案，不得涂改、拆散、抽出、增添、圈划、污损等。

2.未经批准，不得复制干部档案材料；摘抄、复制的材料应负责保管好，不得给无关人员看，用毕即自行销毁。

3.借用的干部档案材料，必须绝对保证安全。要严格保密，妥善保存，不准外借，不准交无关人员和干部本人翻阅，用毕及时归还。若不能按期归还者，提前办理续借手续。

附件4

人事档案检查核对制度

1.新调入人员的档案材料由人事部门接收，检查档案袋密封是否完好，档案材料是否齐全完整；未入党的，未转正的材料由人事档案管理部门及时转交组织部。

2.各部门送交归档的材料，由人事部门盖章认可后移交档案管理部门。

3.每年年底定期对形成的零散材料，分类整理装订，进行核对。

4.调出职工的档案，认真检查核对材料是否齐全，零散材料是否整理装订，目录是否清晰以后再转递。

5.主管领导应定期抽查档案材料，检查档案状况，发现问题及时采取措施予以解决。

附件5

人事档案转递制度

1.人事档案应通过机要交通转递或派专人送取，不得邮寄或交本人自带。

2.转递档案必须齐全完整，按照规定整理装订，严包严封，不得扣留材料或分批转出。

3.为使人事档案能随着人事调动或职务的变动而及时转递，人事档案管理员应在人事档案密封前通过人事档案网络管理系统检查是否有应归档的材料。

4.转移档案材料必须填写统一规定的“人事档案转递通知单”，和档案材料一起放入档案袋内密封，并以机密件发出。

5.对寄出的档案，一个月内未收到转递单回执的，应写信（或电话）催问，查明原因。

6.凡已调离人员的人事档案，一年后仍未转递走的要收取一定的保管费用。

附件6

人事档案收集制度

1.充分认识干部档案收集工作的重要性，按照《干部人事档案材料收集、归档规定》所确定的范围收集材料。

2.建立网络，形成主动向档案部门移交干部人事档案的制度。各部门兼职档案员要在正式材料形成后的一个月内，按要求把应归档的材料送交组织人事部门审核，由组织人事部门向档案部门归档。

3.经常了解和掌握形成干部档案材料源的信息，拓宽沟通渠道，建立联系制度。

4.组织人事部门应及时充实、完善干部人事档案材料。

5.档案部门接收的材料，属于归档的材料应真实，完整清楚，对象明确，手续完备。需经组织审查盖章或本人签字的，盖章签字以后方能归入干部档案；否则，要及时通知形成档案材料的部门，补送材料或补办手续。

6.干部档案材料载体必须是规定的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔，或红色、纯蓝色墨水和复写纸书写。

附件7

送交人事档案材料归档工作制度

1.全院建立主动送交干部档案材料归档的工作制度，形成档案材料的部门，确定专人负责，及时地将形成的干部档案材料送交档案室归档。

2.送交的档案材料必须符合档案收集范围且为办理完毕的正式材料。

3.归档材料先交组织部、人事处鉴别，属于干部档案的内容，材料必须完整齐全、真实、文字清楚、对象明确，并写明承办单位及时间。

4.归档手续必须完备。归档的材料，凡规定有组织审查盖章的，须有组织盖章，规定要同本人见面的材料，（如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等）一般应有本人签字（特殊情况下，本人未见面签字的由组织注明）。

5.送交的材料如不符合归档要求时，档案室要及时通知组织部、人事处，补送材料或补办手续，形成材料的部门要按规定办理。

6.送交的干部档案材料若有涂改、伪造的要坚决予以清除，并报请主管领导追究有关人员的责任。

7.送交的干部档案材料的载体应使用规定的办公用纸，材料左边留出2-2.5厘米装订边，文字不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水和复写纸书写。除电传材料以及个别需复印存档外，一般不得用复印件代替原件存档（上级规定可以存复印件的除外）。

附件8

人事档案保密制度

1.档案工作人员必须严格执行党和国家有关保密工作的制度、规定，形成保密意识，严守档案机密。

2.工作中应及时清理桌面，档案入柜，下班前要关好门窗，锁好档案柜，室内废纸应及时碎掉。

3.未经批准，任何人不得借阅、摘抄、复制有关档案内容，干部不得查阅本人或亲属的档案。

4.不带档案探亲访友、游览公共场所、不私藏档案，不得向无关人员泄露或谈论干部档案内容。

5.工作人员调动时，必须严格履行移交手续，当面点清档案，逐份交接，并写出清单，双方签字。

附件9

干部档案管理人员职责

1.认真学习《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》和有关档案工作政策、规定，积极为各项工作服务。

2.收集、登记、分类、装订整理干部档案材料。

3.办理干部档案的查询、复制、借阅和转递。

4.做好干部档案的安全、保密、保护工作。

5.调查研究干部档案工作情况，制定规章制度，搞好干部档案的业务建设。

6.熟悉掌握计算机管理档案技术，把有关干部的基本档案信息录入到计算机中管理。

7.办理领导交办的其它有关事项。